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Manter-se seguro no regresso ao escritório – 5 formas como a tecnologia pode ajudar

A pandemia da COVID-19 reformulou a forma como a maioria das empresas conduzem os seus negócios. Os governos reagiram ao surto pandémico com a implementação de restrições rigorosas que incluem o distanciamento social e bloqueios completos. Uma vez que a situação global é volátil e as mudanças são inevitáveis, as empresas mudaram gradualmente para modelos de trabalho à distância.

De acordo com o inquérito FlexJobs, 51% dos inquiridos declararam sentir-se mais produtivos enquanto trabalham em casa. As pessoas começaram lentamente a adaptar-se ao novo ambiente de trabalho, mas mais de 60% dos colaboradores esperam regressar aos seus escritórios no primeiro trimestre de 2021.

O rápido desenvolvimento de vacinas e restrições eficazes resultaram no controlo parcial da propagação do vírus, o que oferece aos empregados a oportunidade de regressarem aos seus escritórios. Os líderes devem criar e implementar uma estratégia para o regresso seguro dos colaboradores ao escritório.

Aqui estão 5 formas eficazes de a tecnologia poder apoiar um regresso seguro dos colaboradores ao escritório.

Reduzir a ocupação com a ajuda de uma programação eficaz e aplicações avançadas

É irrealista esperar uma ocupação completa do escritório do dia para a noite, por isso é crucial introduzir gradualmente os funcionários com protocolos de segurança. Por exemplo, o distanciamento social é uma nova realidade de locais de trabalho partilhados, e pode ser difícil encontrar uma forma eficaz de implementar o distanciamento social sem perder recursos.

Sabia que 69% dos colaboradores estão preocupados com a segurança do emprego, e 87% das empresas mudaram a forma como planeiam trabalhar por turnos para evitar uma elevada ocupação de espaço? A programação inteligente que permite aos colaboradores trabalharem por turnos reduz a ocupação de escritórios, seguindo ao mesmo tempo políticas de distanciamento social. Requer atividade estratégica e planeamento de tarefas para compreender as necessidades otimizadas de recursos. Para além disso, reduz o número de pessoas que partilham a mesma área durante o turno, reduzindo a possibilidade de propagação do vírus.

Há uma tendência crescente nas aplicações de escritório que se concentram em proporcionar um ambiente de trabalho seguro através do apoio a tarefas básicas de administração. Além disso, algumas aplicações concentram-se no rastreio de ocupação, o que mostra quais as áreas que estão repletas de pessoas em tempo real. Desta forma, as organizações podem efetivamente planear a utilização de áreas e atividades de limpeza.

Foco numa estratégia de limpeza com boa relação custo-benefício

Sabia que a procura de produtos de limpeza aumentou 75% em Março de 2020 em comparação com o ano anterior?

Uma vez que a COVID-19 se espalha através da transmissão direta, um ambiente de trabalho esterilizado é mais importante do que nunca. A equipa de limpeza deve garantir que todas as áreas são desinfetadas e limpas, especialmente as áreas comuns como salas de reuniões ou refeitórios. Uma programação e limpeza eficazes andam de mãos dadas, uma vez que deve haver intervalos entre as reuniões de grupo que permitam tempo suficiente para a esterilização de toda a área.

Existem várias soluções tecnológicas inteligentes para o planeamento de estratégias de limpeza que garantem a mais alta segurança e esterilização da área do escritório. O princípio básico do IoT utiliza sensores inteligentes que relatam estados específicos, tais como a ocupação da área, o que dá uma imagem clara de quantos colaboradores utilizaram o escritório específico num determinado período.

Por exemplo, a implementação destes sensores em áreas comuns permite às organizações aceder a dados em tempo real e planear atividades de limpeza eficazes. Se uma sala é ocupada 50% do tempo, em comparação com outra ocupada apenas 10% do tempo, então é lógico qual a sala a priorizar.

A priorização na limpeza permite uma melhor atribuição de recursos, o que acaba por reduzir os custos dos serviços de limpeza – que cresceram espantosamente após o surto da COVID-19.

Utilizar tecnologia para reuniões de negócios

Ninguém pode esperar o regresso imediato ao normal que era antes do surto da COVID-19. As plataformas de videoconferência e colaboração registaram um aumento do número de utilizadores durante a pandemia, principalmente devido à mudança para o trabalho remoto. A questão é: estas plataformas continuarão a ser relevantes num mundo pós-COVID?

Uma vez que as empresas muito provavelmente vão adotar um modelo híbrido, que permite uma maior flexibilidade na programação e ocupação, há uma boa indicação de que estas plataformas só irão ficar mais avançadas. Mesmo que um único colaborador esteja infetado, isso perturba drasticamente as operações comerciais, e todos querem evitar isso. As restrições de distanciamento social proíbem grandes reuniões, e as reuniões físicas representam um risco para a segurança dos colaboradores e da empresa.

A utilização de plataformas de comunicação e colaboração online reduz o risco de propagação interna do vírus, ao mesmo tempo que partilha eficazmente a informação entre as equipas. As empresas também podem poupar em espaço de escritório e serviços de limpeza, uma vez que haverá uma necessidade reduzida de salas de conferência.

Invista em Escritórios Inteligentes

Escritórios inteligentes equipados com sensores e gadgets que apoiam os colaboradores e as empresas são o futuro do espaço de trabalho. É um espaço pesado de recursos para organizar e manter sempre um registo da ocupação do escritório, especialmente quando é necessário um distanciamento social. Muitas empresas fazem um brainstorming de soluções criativas para manter os colaboradores a respeitar e seguir as recentes diretrizes de segurança e mantendo-se saudáveis.

Por exemplo, estão a ser desenvolvidos gadgets tais como wearables, que notificam as pessoas quando estas violam as políticas de distanciamento social. Se dois trabalhadores se aproximarem demasiado num espaço partilhado, o wearable notificará no sentido de aumentar a distância.

Por outro lado, as câmaras de controlo de temperatura tornaram-se o novo normal, uma vez que são uma forma bastante eficaz de medir a temperatura de alguém e notificar os funcionários. A temperatura corporal elevada é um dos sintomas mais comuns do vírus, e identificar e negar o acesso a alguém com uma temperatura corporal elevada em tempo real pode impedir a propagação do vírus.

Utilizar o Potencial da Inteligência Artificial

A COVID-19 abalou o mundo ao perturbar as economias globais, os sistemas de saúde e ao tirar vidas humanas. Contudo, a pandemia acelera o desenvolvimento de tecnologias e a procura de formas práticas de utilizar a tecnologia para controlar a propagação do vírus.

A inteligência artificial está a ficar mais avançada, e múltiplas soluções eficazes apoiam o controlo da propagação do vírus:

  • Apoio a restrições e políticas – Com a utilização de câmaras avançadas, a IA pode ajudar as empresas a analisar e reportar dados cruciais tais como a temperatura corporal, a distância entre colaboradores, e se estes estão a usar máscaras faciais. As empresas podem analisar os dados fornecidos e decidir que espaços de escritório são críticos para quebrar as restrições e agir em conformidade.
  • Analisar a saúde mental dos funcionários – Os colaboradores são cruciais, não só para o indivíduo mas também para toda a empresa. O medo constante de ficar doente e as várias restrições sociais podem constituir um fardo enorme para a saúde mental de todos. A IA pode analisar a comunicação interna usando termos chave, e indicar se existe um sinal de ansiedade, depressão, ou níveis elevados de stress que podem levar ao esgotamento.
  • Contacto – As empresas devem planear a possibilidade de alguns colaboradores serem infetados. Soluções de IA integradas num escritório inteligente podem ajudar a criar um mapa de contacto para analisar quem teve contactos com os funcionários infetados. Pode ajudar as organizações a identificar os funcionários que estão em risco de serem infetados e a parar de espalhar o vírus a tempo.

Soluções tecnológicas vão tornar o regresso ao escritório mais seguro e mais fácil

Depois de se habituar ao trabalho remoto, regressar ao escritório é stressante tanto para as empresas como para os colaboradores. As empresas devem assegurar o ambiente de trabalho mais seguro para os profissionais, a fim de evitar um novo surto de vírus. A tecnologia desempenha um papel crucial na transição, uma vez que pode efetivamente mitigar os riscos de propagação do vírus, mantendo ao mesmo tempo operacionais os processos chave.

Informações imprensa

Para mais informações contactar EDC – Design e Comunicação

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