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Fora do escritório? Como escrever a mensagem OOO perfeita

Independentemente da época do ano, há sempre muitas razões para estar fora do escritório (OOO). Quer se trate de uma viagem de trabalho, de uma licença pessoal, de férias ou feriados planeados, ou do encerramento do escritório, é essencial definir uma mensagem de OOO informativa se souber que vai estar ausente durante mais de um dia.

Numa época em que 88% das pessoas esperam uma resposta por correio eletrónico numa hora ou menos, uma mensagem OOO convincente desempenha um papel vital na manutenção das relações profissionais e na gestão das expectativas. A definição de uma resposta automática assegura rapidamente aos correspondentes que não estão a ser ignorados e retira-lhe a pressão de ter de se manter informado enquanto está ausente.

5 coisas a fazer e 4 coisas a não fazer para uma mensagem de ausência eficaz

Quer esteja a definir uma resposta automática para o seu e-mail, um estado de ausência na sua aplicação de colaboração ou uma mensagem de correio de voz no seu telefone, deve seguir algumas regras ao atualizar a sua mensagem de ausência.

O Que Fazer: Cubra o essencial. No mínimo, a sua OOO deve conter três informações:

– O facto de estar ausente do escritório. Inclua um motivo principal para a sua ausência, se se sentir à vontade para o partilhar.

– As datas em que vai estar ausente e quando espera regressar.

– O que acontecerá às mensagens durante a sua ausência? Irá verificar periodicamente a sua caixa de entrada? Há algum colega a tratar das comunicações urgentes?

NÃO FAÇA: Torná-lo complicado. É provável que os seus correspondentes passem em revista o seu OOO, por isso, mantenha-o tão simples e breve quanto possível. Eles só querem saber se a sua mensagem foi recebida e o que fazer se o seu pedido for urgente. Incluir demasiados pontos de contacto ou todo o seu itinerário irá confundir as coisas, por isso, limite-se ao essencial.

O Que Fazer:  Mantenha o profissionalismo. Esta pode ser a primeira vez que alguém o contacta, pelo que a sua mensagem tem de causar a impressão certa. Inclua uma saudação e um fecho educados e reveja a mensagem para evitar erros de digitação!

NÃO FAÇA: Incluir pormenores pessoais. É suficiente dizer a toda a gente que vai estar fora. Não precisam de saber se vai estar a beber mojitos na praia ou a ser submetido a um procedimento médico.

E, por muito tentador que possa ser dar formas alternativas de o contactar, não inclua o seu endereço de e-mail pessoal ou número de telefone. É uma forma infalível de ser incomodado durante a sua ausência.

Estabeleça pontos de contacto. Se estiver ausente durante mais de um ou dois dias, pense em quem irá tratar das suas responsabilidades enquanto estiver fora. A quem é que alguém deve contactar para assuntos urgentes? Encontre um ou dois colegas que possam responder em seu nome e inclua as respetivas informações de contacto na sua mensagem, mas não se esqueça de os contactar primeiro!

Pode também considerar a possibilidade de criar um reencaminhador ou partilhar o correio eletrónico com os seus colegas de trabalho para que possam monitorizar a sua caixa de entrada enquanto está ausente. Se necessário, partilhe os seus projetos e o acesso ao fluxo de trabalho no seu software de colaboração.

NÃO FAÇA: Pressionar os outros. Lembre-se que os seus pontos de contacto designados estão a fazer-lhe um favor ao assumirem as suas responsabilidades para além das suas funções! Não crie expectativas irrealistas quanto ao tempo de resposta; verifique a sua disponibilidade antes de avançar.

O QUE FAZER: Torná-lo multi-canal. Existem muitas formas de os clientes e colegas entrarem em contacto, por isso, cubra todas as suas bases. Para além de automatizar as respostas de correio eletrónico, atualize o seu correio de voz e desative todos os compromissos no seu calendário. Se utiliza uma aplicação de colaboração, defina o seu estado como “ausente” com uma mensagem curta sobre a sua ausência.

NÃO FAÇA: Fazer promessas que não pode cumprir. Tire partido do tempo que passa fora da sua secretária! Não diga que você ou o seu ponto de contacto responderão até uma data específica; em vez disso, diga que estará a trabalhar na sua caixa de entrada quando regressar ao escritório e que responderá às mensagens quando estiver disponível.

O QUE FAZER: Planear. Embora todos nós desejemos utilizar as nossas férias pagas, por vezes as ausências não são programadas. Se estiver a passar por uma emergência, a última coisa que vai querer fazer é entrar no sistema e escrever as suas OOOs. Se o seu sistema de mensagens o permitir, guarde um modelo onde pode introduzir as informações relevantes e definir o seu estado em movimento.

Exemplos de mensagens de ausência do escritório para diferentes plataformas

Correio eletrónico: Esta é provavelmente a principal forma de as pessoas tentarem contactá-lo, por isso, mantenha-o claro e profissional. Configure a sua resposta automática apenas para acionar a primeira mensagem (e não uma longa cadeia de correio eletrónico), se possível.

“Obrigado pela sua mensagem. Estarei ausente do escritório [inserir motivo, se pretendido] de [data de início] até [data de regresso]. Responderei às mensagens quando regressar. Se tiver um pedido urgente sobre [assunto], contacte [nome do colega], [título do colega] em [telefone e e-mail do colega].

Atenciosamente,

[a sua assinatura]”

Estado da aplicação de colaboração: Pode ser mais informal, uma vez que o seu estado de colaboração só será visível para os seus colegas. Mas é provável que haja um limite de caracteres, por isso tenha isso em mente!

“Estarei OOO de [data de início] até [data de regresso]. Irei verificar a minha caixa de email assim que regressar. Obrigado!”

Mensagem de correio de voz: Quer tenha um telefone de secretária ou use o telemóvel, pode ser útil atualizar a sua mensagem para refletir a sua ausência. Ao fazê-lo, certifique-se de que a sua caixa de correio de voz não está demasiado cheia.

“Olá, ligou para [seu nome] em [número de telefone]. Estou ausente do escritório de [data de início] a [data de fim] e verificarei as minhas mensagens quando regressar. Se precisar de uma resposta, contacte [nome do colega] através do [número de telefone do colega]. Obrigado pela sua chamada”.

Faça valer o seu tempo de OOO, quer esteja ausente por um dia ou por uma temporada. Quando regressar, saiba como a MITEL o pode ajudar a manter-se em contacto com clientes e colegas com plataformas premiadas e soluções de colaboração de topo.

Informações imprensa

Para mais informações contactar EDC – Design e Comunicação

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