O sucesso nos negócios depende da melhoria constante dos processos – especialmente aqueles que envolvem colaboração – e os kaizens podem fornecer ajuda crucial. Japonês para “melhoria contínua”, um kaizen é um evento no estilo de workshop, que reúne pessoas para identificar onde e como o trabalho acontece e a formas de otimizá-lo. Com cada passo que a sua organização toma em direção à transformação digital, é crucial avaliar como está a colaborar e identificar possíveis melhorias. Hospedar kaizens é a abordagem da Mitel – e funciona.
Há já vários anos que lidero kaizens em todas as áreas funcionais, desde finanças e P&D até marketing e vendas. Inevitavelmente, encontramos muitos esforços desperdiçados quando decompomos os processos ineficientes e as ferramentas de colaboração excessivas.
Para resolver isso dentro da sua própria organização, siga estas etapas para obter uma colaboração bem-sucedida kaizen:
- Reúna as pessoas certas.
- Identifique o estado atual da colaboração.
- Descreva o seu plano para o estado futuro.
- Promova uma cultura de melhoria contínua.
Deixe-me Guiá-lo Através de Cada Etapa Com Mais Detalhes.
Reúna as Pessoas Certas
Comece por reunir as principais partes interessadas no processo de colaboração que deseja melhorar, utilizando as várias equipas e departamentos, conforme necessário. Seis a doze pessoas são ideais. Definitivamente não ultrapasse os doze participantes. Encontre um sítio que não permita distrações.
Peça à equipa que concorde com o processo de colaboração específico que abordará e como medir o sucesso. Isso irá manter todos focados, a interagir e interessados na mensagem.
Identifique o Estado Atual da Colaboração
Discuta e registe completamente o estado atual do processo de colaboração, apontando todas as ferramentas usadas. Isso permite que todos consigam ver como as coisas funcionam fora do processo “oficial”.
Pergunte Sempre “Porquê”
Costumamos ter o hábito de fazer as coisas da mesma maneira que sempre as fizemos. Para superar isso, pergunte-se porque é que as coisas são feitas de uma certa maneira e avalie o papel que as suas soluções de colaboração desempenham. Se achar que essas soluções estão a inibir o seu processo, identifique:
- Porque as soluções atuais não estão a funcionar;
- Porque precisa de uma nova solução;
- Quais as tarefas específicas que precisa que a sua solução faça.
Responder ao “porquê” pode levar algum tempo, para investigar os seus dados e fazer perguntas difíceis. É um desafio, mas lidar com isso expõe praticamente sempre os verdadeiros bloqueadores à produtividade. Lembre-se, a definição de insanidade de Einstein é: “Fazer a mesma coisa e esperar resultados diferentes”. Normalmente quando se faz isso, a equipa abre os olhos para o quão complexo o processo atual é e ficam prontos a debater ideias de melhoria.
Vá Para “Gemba”
Gemba é um termo japonês para “onde o verdadeiro trabalho é feito”. Ir a Gemba garante que está a falar com as pessoas certas que o podem ajudar a identificar os problemas do seu processo de colaboração, o que ajuda a compreender:
- Como o trabalho é feito na sua organização
- Que ferramentas utiliza na atualidade
- Como os funcionários se irão aperceber do valor de uma solução
- O que impulsiona a produtividade
Apesar de tudo, a colaboração significa coisas diferentes para pessoas diferentes. As necessidades de fluxo de trabalho e colaboração de um gestor de contas de vendas diferem das de um trabalhador de recursos humanos, e a chave para a aceitação de uma nova solução posteriormente, será corresponder às necessidades individuais de cada utilizador – o que me leva à próxima etapa.
Delineie o Seu Plano Para o Futuro
Aumente dinâmica da mudança para acompanhar a aparência futura do processo de colaboração. Esta é uma oportunidade para a equipa visionar um fluxo de trabalho simplificado, sem restrições das ferramentas atuais.
Uma vez que este passo esteja definido, examine como as suas soluções de colaboração de equipa podem responder da melhor forma ao processo e não o contrário. E se determinou na etapa anterior que as suas soluções estavam a inibir o seu processo, então tente visualizar como a solução ideal iria funcionar. Quais os novos recursos que teriam? Como é que se integrariam de forma perfeita aos seus fluxos de trabalho de colaboração?
Trabalhe com um fornecedor de comunicação experiente, para encontrar as soluções certas para a sua organização. Idealmente, pode implantar soluções personalizadas em toda a organização, apesar de poder fazer sentido começar com um grupo funcional, para estabelecer um processo. Quando outros grupos virem o valor, farão o mesmo pelos fluxos de trabalho de colaboração.
Promover Uma Cultura de Melhoria Contínua
Qualquer processo criado na atualidade pode ser melhorado amanhã, portanto, não deixe que o “perfeito” atrapalhe o caminho do “melhor”. Quando incentiva uma mentalidade de melhoria contínua, os colaboradores aprendem a identificar as pequenas mudanças que melhoram as coisas. Muitas das pequenas alterações feitas ao longo do tempo têm um impacto duradouro.
E, embora eu tenha descrito um kaizen típico no qual as pessoas se reúnem, você pode usar a palavra de forma intercambiável para significar uma mentalidade de melhoria contínua.
Como Posso Utilizar um Kaizen?
Sem dúvida, os kaizens são perfeitos para examinar os processos de colaboração e identificar as melhores soluções a aplicar. Utilize-os regularmente para melhorar continuamente os seus processos, garantindo que as preocupações dos funcionários sejam atendidas para que, finalmente, possam impulsionar a aceitação e a eficiência. Está nas suas mãos a função de melhorar o futuro da colaboração – comunicação perfeita integrada em fluxos de trabalho otimizados – uma realidade para a sua organização e permanecer na vanguarda do seu sector.
