Praticamente da noite para o dia, o número de trabalhadores remotos aumentou drasticamente. Tanto que as empresas exigiam políticas de “trabalho em casa” em resposta à pandemia do COVID-19. Ninguém pode dizer ao certo quando a situação vai mudar. Mesmo na altura em que as restrições estão a diminuir o distanciamento social, os funcionários podem não ser capazes de regressar ao escritório da forma como trabalhavam antes, e há ainda que ter em conta as futuras ondas de distanciamento.
A sua empresa podia estar perfeitamente satisfeita com a solução de comunicação que utilizava antes do COVID, mas agora já percebeu que necessita de algo mais robusto. Se o seu sistema telefónico atual não é capaz de lidar com o êxodo do escritório, é sinal evidente de que deve mudar.
As boas notícias durante este período mais desafiador? Uma solução de telefone cloud, como o MiCloud Connect, que oferece a mais recente mobilidade e garante que os colaboradores possam trabalhar e colaborar a partir de qualquer lugar.
Mas a mobilidade é apenas um dos problemas que pode ser facilmente resolvido pela tecnologia de telefonia na cloud. As hipóteses de que o seu sistema de comunicação esteja desajustado é grande, e alguns desses avisos são mais difíceis de reconhecer do que outros. Se se der conta de um dos sinais abaixo referidos, está na altura de agir e trocar o seu sistema de comunicação:
COVID-19: 6 Sinais de que está na hora de atualizar as suas comunicações
A grande demanda a nível de tráfego está a reduzir a qualidade das suas comunicações. As pessoas podem ser movidas a café, mas os negócios são alimentados por uma rede fiável e consistente. Com menos pessoas a trabalhar no escritório devido ao distanciamento social, praticamente todas as comunicações são tratadas de forma remota. Os seus sistemas de comunicação atuais estão a responder a este aumento da procura? Lentidão, quebra de chamadas e vídeo de baixa qualidade impedem as conversações e frustram os colaboradores e clientes.
Pergunte aos fornecedores relativamente ao seu histórico
Para ter um ponto de referência, importante referir que a Mitel tem um tempo de atividade de 99,995%, baseado em SLAs e penalidades financeiras se não cumprir com esses padrões. Outros itens importantes que devem ser tidos em conta numa solução fiável são os datacenters Nível 4 com várias camadas de redundância, várias opções de conectividade e com failover automático. Com estes recursos integrados, os funcionários trabalham de forma rápida e nunca perdem a oportunidade de aumentar a satisfação do cliente.
Está preocupado com a segurança?
Este é um tópico importante tanto nas notícias como nas reuniões semanais do departamento de TI. Com cada vez mais colaboradores a trabalhar a partir de casa, a proteção das informações confidenciais é uma das principais prioridades. Mas se não estiver 100% confiante no seu sistema de comunicação, faça algumas perguntas difíceis aos fornecedores! Por exemplo: oferecem SRTP (Secure Real-Time Transfer Protocol), que garante que o tráfego de voz, web e sinalização seja encriptado? Qual a plataforma que estão a usar e quais os níveis de segurança que oferecem? Na Mitel, decidimos aumentar a segurança em parceria com o Google Cloud. Os nossos clientes beneficiam da mesma e fiável infraestrutura de rede que todos usamos diariamente para fazer pesquisas e ver vídeos.
A empresa opera num setor regulamentado?
Em setores como saúde ou finanças, a conformidade é grande. As violações são caras e podem manchar a sua reputação. Os picos referentes à telemedicina e à consultoria financeira virtual expõem as empresas a um risco aumentado de não estarem em conformidade.
No entanto, quando trabalha num fornecedor de soluções de telefonia cloud que está comprometido em garantir altos níveis de segurança e proteger os seus dados confidenciais, a carga que é colocada aos ombros do seu departamento de TI diminui.
O MiCloud Connect, por exemplo, é certificado para responder aos standards da Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde (HIPAA) e conformidade com o Tipo de Controlo da Organização de Serviços II (SOC 2), ajudando a empresa a cumprir até os requisitos mais rigorosos.
Precisa adaptar-se de uma forma rápida e constante?
Todo os dias parecem trazer um novo desafio nesta luta com o COVID-19. As empresas têm de ser capazes de responder rapidamente às mudanças nas procuras e exigências. Pergunte-se como é difícil adicionar ou remover linhas e utilizadores ao seu sistema atual. Se for necessário fazer uma ligação para o fornecedor cada vez que necessitar fazer uma alteração, está na altura de passar para um telefone cloud. A beleza da cloud é que é tão fácil ajustar-se às novas condições. Pode adicionar ou remover utilizadores e atualizar permissões em tempo real, o que significa que a sua empresa torna-se mais ágil. Uma solução escalável mantém a sua empresa competitiva, além de oferecer planos de preços flexíveis para que possa manter-se dentro do orçamento.
Está a ser cada vez mais difícil responder a todas as expectativas dos clientes
O coronavírus criou um mercado único, no qual funcionários e clientes dependem quase 100% da tecnologia para realizar negócios. Tornou-se muito fácil ficar para trás, sem ferramentas de colaboração integradas. Oferecer uma grande experiência ao cliente tornou-se mais importante que nunca, mas pode ser difícil oferecê-la quando os colaboradores estão a tomar medidas extras para partilhar documentos ou discutir questões de forma remota.
Quando a colaboração está incorporada com as comunicações, é mais fácil para os colaboradores exceder as expectativas dos clientes. Por exemplo, com acesso click-to-join numa conferência web, áudio e vídeo, um gestor de produto pode reunir a sua equipa para resolver um problema urgente de forma rápida, colocando o produto nas mãos dos clientes no momento certo.
Além disso, um espaço de trabalho persistente com opções de chat, gestão de tarefas e partilha de ficheiros oferece às equipas a capacidade de colaborar em tempo real. Quando a colaboração dos funcionários é fácil e direta fora do escritório físico, os clientes obtêm respostas de forma mais rápida, e a sua satisfação aumenta.
A gestão das várias licenças mantém-no muito ocupado?
Cada segundo conta quando está a tentar colocar uma força de trabalho remota a operar e quer manter os clientes envolvidos. A empresa não tem tempo para se preocupar com a gestão das várias licenças do seu sistema de comunicações. Com uma solução de telefone cloud, pode misturar e combinar todos os tipos de licença num único plano.
Precisa de um contact center? De ferramentas de colaboração? É simples adicionar licenças quando quiser e gerir cada utilizador no seu seu próprio perfil. E como o seu fornecedor de serviços cloud é responsável pela infraestrutura, não precisa de se preocupar com a manutenção ou suportar o custo de equipamentos ou linhas não utilizados. Além disso, o orçamento num modelo de despesas operacionais (OpEx) é previsível e fácil, o que é importante nesses tempos de incerteza.
Todos os caminhos vão dar à tecnologia de telefonia cloud
O COVID-19 mudou a forma como fazemos negócios. O novo “normal” exige que as empresas ofereçam suporte a comunicações e colaboração remotas e respondam rapidamente às mudanças nas condições. Se algum dos sinais discutidos acima forem familiares à sua organização, está na hora de começar a explorar o que a tecnologia de telefonia cloud pode fazer pelos seus negócios.
Uma solução como o MiCloud Connect pode adaptar-se às suas necessidades comerciais, garantindo que se mantenha atualizado e use a tecnologia mais recente – e que se mantenha na linha da frente na batalha contra o coronavírus.
